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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Tabla de Contenido

  1. Objeto
  2. Marco Legal
  3. Responsable del Tratamiento
  4. Definiciones
  5. Principios
  6. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad

6.1. Tratamiento de Datos Sensibles

6.2. Aviso de uso de cookies

6.2.1. Finalidades de uso de cookies

  1. Derechos del Titular
  2. Deberes del Responsable del Tratamiento

8.1. Autorización del Titular

8.1.1 Casos en que no se requiere autorización

8.2. Adopción de Políticas y Manuales Internos para el tratamiento de datos personales

8.3. Entrega de información respecto del tratamiento de datos personales

8.4. Obligaciones relacionadas con los datos tratados

8.5. Seguridad de la plataforma

  1. Deberes del Encargado del Tratamiento
  2. Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales
  3. Aviso de Privacidad
  4. Procedimiento para que el titular ejerza sus derechos
  5. Área encargada
  6. Vigencia

  1. Objeto

INTUI GROUP es un portal especializado en la producción de contenidos virtuales, multimediales, audiovisuales, dirigida a empresas, a través de la cual se ofrecen servicios relacionados con e-learning, consultoría y asesoría en aprendizaje organizacional, diseño gráfico, plataforma educativa, entre otros relacionados.

Mediante la presente Política de Tratamiento de Datos Personales se establecen los parámetros bajo los cuales el Responsable del Tratamiento garantiza las condiciones de seguridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales que sean legalmente suministrados por los usuarios del sitio web, redes sociales y apps de INTUI GROUP, o  recopilados a través de INTUI GROUP: datos que pueden provenir de consumidores, usuarios, clientes, proveedores, trabajadores y demás personas con las cuales tenga algún tipo de relación contractual o comercial a través de este sitio. En cumplimiento de las exigencias normativas establecidas en la Constitución Política, en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25), y en las demás directrices que regulan el habeas data, se determinan los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales, los derechos de los titulares, el procedimiento para ejercerlos y los deberes de Responsables y Encargados.

  1. Marco Legal Aplica

La presente Política se sustenta en el siguiente marco regulatorio:

  • Constitución Política de Colombia.
  • Ley 1581 de 2012.
  • Decreto Único reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25).
  • Circulares expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Conceptos y jurisprudencia relacionada.
  1. Responsable del Tratamiento:

Para los efectos de la presente Política, actúa en calidad de Responsable: 

Nombre: Intui Group SAS

Domicilio: La Ceja, Antioquia

Dirección: Carrera 10 # 13ª – 48

Atención: Mónica Marulanda Rendón

Correo electrónico: contacto@intui.co

Teléfono: +57 3223022621

  1. Definiciones:

Para el correcto entendimiento de la Política que se desarrolla a continuación, se entenderá por:

  1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. b) Aviso de privacidad: Documento mediante el cual el Responsable del Tratamiento informa al Titular acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales y la forma de acceder a ella.
  3. c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  4. d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  5. e) Dato privado: Dato qué, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para su titular.
  6. f) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  7. g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Tienen una protección avanzada.
  8. h) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  9. i) Derecho de hábeas data: Derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
  10. j) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  11. k) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  12. l) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Los clientes, usuarios, empleados, contratistas, y demás personas naturales que tengan algún contacto o vínculo con el Responsable del Tratamiento, son titulares respecto de la información que sea suministrada y tratada.
  13. m) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación, o supresión.
  14. n) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  15. o) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  1. Principios:

El Tratamiento de los Datos Personales recolectados a través de INTUI GROUP, se realizará, durante todo el proceso de tratamiento del dato, en estricta observancia de los siguientes principios que rigen la Protección de Datos Personales:

  1. a) Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales corresponde a una actividad que se encuentra protegida y regulada por la Ley. En consecuencia, la forma de tratar los datos personales que sean recopilados a través de INTUI GROUP, las obligaciones a cargo de Responsables y Encargados, los Derechos de los Titulares, y demás circunstancias que repercutan en el manejo de datos personales, se realizará respetando las atribuciones y límites legales establecidos.
  2. b) Principio de finalidad: El Tratamiento que se realice sobre los datos personales debe obedecer a una finalidad legitima, de conformidad con la Constitución, la Ley y las facultades del responsable del Tratamiento. En tal sentido, mediante la presente Política se informa los motivos o propósitos que se tienen para su recolección, información que estará disponible de manera previa al otorgamiento del consentimiento por parte de su titular. La finalidad marcará el límite bajo el que podrá realizarse su tratamiento.
  3. c) Principio de necesidad o proporcionalidad: La información solicitada debe ser la estrictamente necesaria y útil para alcanzar la finalidad perseguida, por tanto, tan solo se recolectará información que cumpla con ese objetivo, obligándose a suprimir aquellos datos que ya no respondan a esta finalidad, a mantener actualizadas sus bases de datos y a no solicitar datos que resulten desproporcionados, en los términos ya expuestos.
  4. d) Principio de libertad: No podrá haber tratamiento del dato sin autorización previa, expresa e informada por parte de su titular. En consecuencia, se hará tratamiento tan solo de los datos respecto de los cuales se cuente con autorización. El Responsable entiende que no existe el consentimiento tácito, por tanto, en ningún caso asumirá el silencio como autorización. Y se obliga a conservar soporte de las autorizaciones otorgadas y atender todas las solicitudes presentadas por parte del Titular en relación con la prueba de la misma, con las solicitudes de actualización y supresión si así lo desea el Titular, salvo en los casos en que exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos.
  5. e) Principio de confidencialidad: Es deber del Responsable del Tratamiento de aquellos datos personales que no ostenten la calidad de públicos, garantizar su reserva, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades previamente autorizadas y tan solo a las personas que requieran dicho conocimiento para ejecutarlas. En ese sentido, se adoptan las medidas técnicas adecuadas y necesarias para garantizar confidencialidad y reserva sobre dicha información.
  6. f) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. El Responsable del Tratamiento se abstendrá de realizar el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados, inexactos o que induzcan a error. Para el efecto, se obliga a efectuar las actualizaciones necesarias sobre las bases de datos que maneje, realizando las indagaciones que resulten pertinentes para manejar información que responda a la realidad. Así mismo, atenderá las solicitudes presentadas por el titular respecto a la actualización o rectificación de su información personal.

En todo caso, el Titular garantiza la veracidad de los datos que sean suministrados.

  1. g) Principio de transparencia: El Responsable tendrá a disposición de su titular información respecto de la existencia de sus datos personales, en cualquier momento y sin restricción.
  2. h) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los datos personales sólo puede ser realizado por personas autorizadas por el Titular o la ley. En consecuencia, los datos que sean recopilados a través de INTUI GROUP no estarán disponibles al público, ni dispuestos en ningún medio de comunicación o divulgación masivo, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por él o por la ley.
  3. i) Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento será manejada bajo las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  1. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad:

Se realizará el tratamiento de los datos personales, en calidad de Responsable directamente o a través de Encargados del tratamiento, previa autorización de su Titular, mediante la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información personal, o cualquier otro tipo de tratamiento, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

  1. Finalidades de tipo académico: los clientes de INTUI GROUP que contraten sus productos deberán suministrar datos personales para efectos de su inscripción, registro y creación de cliente, para brindar apoyo durante las diferentes etapas del desarrollo de los proyectos, enviar recordatorios y mensajes sobre el estado de avance, y brindar asesoría u orientación en los casos necesarios.
  2. Enviar ofertas respecto de los productos y servicios ofrecidos a través de INTUI GROUP, información sobre nuevos servicios y productos.
  3. Gestionar trámites de compra y el envío de sus soportes correspondientes, seguimiento y rastreo de operaciones, atención de soportes técnicos en relación con el proceso de compra, con la creación de usuarios, recuperación de contraseñas y atención de PQRS en relación con el vínculo comercial y/o contractual.
  4. Dejar asientos contables de las transacciones efectuadas a través de INTUI GROUP con el fin de realizar los reportes legales pertinentes.
  5. Realizar invitaciones a eventos relacionados con el funcionamiento de INTUI GROUP.
  6. Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los productos y/o servicios ofrecidos, con el fin de mejorar la experiencia del cliente y tener conocimiento de sus preferencias.
  7. Suministrar información de contacto a la fuerza comercial interna o cualquier tercero con el cual el Responsable del Tratamiento tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de tipo publicitario y de mercadeo, con el objetivo de realizar campañas de marketing, envío de publicidad, información de promociones, eventos, alianzas, beneficios, respecto de los productos y/o servicios ofrecidos por INTUI GROUP. El contacto se podrá realizar por medios telefónicos, correo físico o electrónico – SMS y/o MMS, redes sociales, medios electrónicos, chat o similares según las tecnologías existentes e informadas por el titular.
  8. Contactar al Titular a través de medios telefónicos, correo electrónico – SMS o chat para confirmación y actualización de datos personales suministrados cuando sean necesarios para la prestación del servicio.
  9. Utilizar los datos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones contractuales surgidas entre las partes.
  10. Realizar un análisis de comportamiento y segmentación del mercado.
  11. Mejorar los procesos de servicio al clientes, experiencia e interfaz de usuario

Además de lo anterior, el tratamiento se realizará sobre datos privados y semiprivados, siempre y cuando medie autorización, y de manera excepcional, sobre datos sensibles, previa autorización del titular, advirtiendo su carácter facultativo.

6.1. Tratamiento de Datos Sensibles:

El tratamiento de datos sensibles se realizará de manera excepcional, siempre y cuando medie alguna de las siguientes circunstancias:

  1. Cuando cuente con autorización explícita otorgada por el Titular del dato para el tratamiento.
  2. Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  4. Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares, a su anonimización.
  5. Cuando se haga referencia al tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, se asegurará el respeto de sus derechos prevalentes, y se abstendrá de realizar cualquier tipo de tratamiento que afecte o amenace su desarrollo físico, mental y emocional.

Cuando se requiera realizar el tratamiento de datos sensibles, el Responsable se compromete:

  1. Al momento de solicitar autorización del titular del dato, informará la condición de corresponder a un dato sensible y que por tratarse de este tipo de datos no se encuentra obligado a autorizar su Tratamiento.
  2. En todo caso, se informará al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
  3. Cuando se realicé tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, se solicitará autorización de su representante legal, quien deberá permitir el ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. (Respecto de los adolescentes, se estudiará aquellos eventos en que, con el fin de salvaguardar sus derechos e intereses superiores, y según su madurez, pueda otorgar directamente autorización para el manejo de sus datos, situación que en todo caso será excepcional y se dejará su debida justificación.)

No se condicionará ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles.

6.2 Aviso de uso de cookies:

El sitio web INTUI GROUP utiliza cookies con la finalidad de mejorar la experiencia del usuario y mantener y mejorar las condiciones de calidad del servicio ofrecido. Las cookies son pequeños archivos de texto que INTUI GROUP guarda en el disco duro del computador de los usuarios con el propósito de almacenar datos de su comportamiento dentro del portal con el fin de darle una experiencia. Su navegador envía estas cookies de nuevo a este sitio web en cada visita posterior para que pueda reconocerle y recordar cosas como sus preferencias en INTUI GROUP y su estado de navegación.

Al utilizar INTUI GROUP usted reconoce y acepta el uso de cookies. Los datos personales obtenidos a través de las cookies se someterán al tratamiento dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales.

Sin embargo, la instalación, permanencia y existencia de las cookies en la computadora o dispositivo de cada usuario es de exclusiva potestad del usuario, quien podrá en cualquier momento eliminarlas del sistema, bloquearla, y controlar su operación, mediante la opción de configuración dispuesta por cada navegador.

Si se desactivan las cookies, es posible que el usuario no pueda hacer uso de todas las funcionalidades del sitio web INTUI GROUP.

INTUI GROUP utiliza cookies propias y de terceros. Las cookies de terceros son aquellas establecidas por un dominio diferente de nuestra Plataforma. En nuestra Plataforma utilizamos dos tipos de cookies de terceros:

  • Cookies Técnicas: Te permiten navegar a través de la Plataforma y utilizar los servicios en ella disponibles como, por ejemplo, controlar la comunicación de datos, realizar una compra, almacenar contenidos, personalizar el idioma y la moneda, los tests de comprobación de formato, compartir contenidos a través de redes sociales de acuerdo con los intereses del usuario, acelerar la carga de la página, etc., tales como Custora, Olark, Facebook, CloudFlare, Visual Website Optimizer.
  • Cookies Analíticas: Utilizamos Google Analytics, una herramienta de análisis web de Google que nos permite informarnos sobre cómo interactúan los usuarios de nuestra Plataforma. Asimismo, habilita cookies para saber desde qué página ha accedido el usuario y las utiliza para recopilar información de forma anónima y elaborar informes de tendencias de la Plataforma sin identificar a usuarios individuales.

Puedes consultar más información sobre las cookies de Google Analytics y su funcionamiento en el sito web de: developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage

6.2.1. Finalidades de uso de cookies

  1. Conocer los intereses y el comportamiento de los clientes de INTUI GROUP, para ofrecer un mejor servicio y una oferta personalizada.
  2. Analizar los datos de navegación en INTUI GROUP con el fin de mejorar la oferta.
  3. Analizar los datos de navegación en INTUI GROUP con el fin de realizar marketing focalizado y suministrar contenido de interés.
  4. Para ofrecer seguridad durante el proceso de navegación en la plataforma.
  5. Para que el usuario pueda reproducir los contenidos multimedia en los espacios digitales.
  6. Para poder intercambiar contenidos sociales.

Para mayor información respecto al alcance del uso de cookies visite la página http://www.aboutcookies.org/.

 

  1. Derechos del Titular:

El titular de los datos personales tiene derecho a:

  1. a) Acceder a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, INTUI GROUP, cobrará el costo de envío cuando este deba hacerse por medios físicos. Si el envío es por medio digital, se cobrará su reproducción cuando las solicitudes superen un número considerable, a partir de 10 consultas al mes posteriores a la consulta gratuita.
  2. b) Conocer y actualizar los datos suministrados, y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. En desarrollo del principio de veracidad o calidad en el Tratamiento de los datos personales INTUI GROUP ha adoptado las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes; así mismo ha establecido medidas para que los mismos sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del Tratamiento.
  3. c) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en aquellos casos que no se requiere de autorización para realizar el tratamiento (artículo 10 Ley 1581 de 2012). Para el efecto, INTUI GROUP conserva soporte de la autorización otorgada.
  4. d) Revocar en todo momento la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos, mediante la presentación de un reclamo.
  5. e) Abstenerse de otorgar datos sensibles, salvo que medie deber legal. Tiene carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
  6. f) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
  7. g) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  1. Deberes del Responsable del Tratamiento:

8.1. Autorización del Titular

Se solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares cuyos datos personales requieran ser tratados, al momento de efectuar su registro como usuario, por medio digital dentro del sitio INTUI GROUP, o en cualquier momento anterior al tratamiento, detallando las finalidades para las cuales se requiere recolectar esta información. De la lectura y aceptación de la Política, así como de la autorización otorgada para el uso de sus datos, se guardará un soporte electrónico, bajo estrictas medidas de custodia que garantizan las condiciones de seguridad, inalterabilidad y confidencialidad requeridas.

8.1.1 Casos en que no se requiere autorización

No se requerirá autorización para el tratamiento de los datos personales en los siguientes casos:

  1. Cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. En caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Para el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Cuando se trata de datos relacionados con el Registro Civil.

 

8.2. Adopción de Políticas y Manuales Internos para el tratamiento de datos personales:

Además de mantener vigente y permanentemente disponible la presente Política de Tratamiento de Datos Personales dentro de la plataforma INTUI GROUP, la cual será sometida a revisiones periódicas, así como a las correspondientes actualizaciones y modificaciones cuando resulten necesarias, se adoptarán procedimientos internos para garantizar a los titulares el ejercicio del derecho de habeas data y el adecuado cumplimiento de la Ley 1581, mediante el establecimiento de un programa integral para el tratamiento de datos personales, acorde a la naturaleza y objeto del proyecto y plataforma INTUI GROUP.

Los cambios sustanciales en el contenido de la presente Política, referidos a la identificación del Responsable y a las finalidades del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, serán debidamente comunicados al Titular antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. La información se realizará dentro la plataforma INTUI GROUP.

8.3. Entrega de información respecto del tratamiento de datos personales

INTUI GROUP se limitará a suministrar información respecto al tratamiento de los datos personales a las personas que reúnan las siguientes condiciones:

  1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, previa demostración de esta cualidad.
  2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. Se deberá entregar constancia clara y expresa de la autorización dada por los Titulares a terceros que pretendan obtener información.

8.4. Obligaciones relacionadas con los datos tratados:

Al momento de hacer uso de los datos personales suministrados por sus Titulares, el Responsable se obliga a:

  1. Velar porque la información recopilada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Para el efecto, se entiende que el Titular de los datos personales actúa de buena fe al momento de suministrar la información y que entiende que, en caso de operar algún cambio, suministrará la actualización correspondiente.
  2. Actualizar la información recopilada siempre que tenga conocimiento de los cambios o novedades efectuadas sobre los datos recopilados por parte del Titular o de cualquier persona encargada por este.
  3. Rectificar la información cuando tenga conocimiento de que la misma es incorrecta.
  4. Realizar el tratamiento solo de aquellos datos respecto de los cuales cuente con autorización, y según el alcance otorgado en dicha autorización, salvo aquellos eventos en los cuales no requiera contar con autorización.
  5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento.
  6. En los eventos que resulte necesario, informar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  7. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
  11. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tratamiento de Datos Personales.

8.5. Seguridad de la plataforma

INTUI GROUP es un portal web que opera de forma legal, que cuenta con las licencias necesarias para su funcionamiento, que soportan su infraestructura en niveles adecuados de seguridad para el manejo de la información bajo ella recopilada, que impiden el ingreso fraudulento o no autorizado por parte de terceros, garantizando la confidencialidad e integridad de la información recogida a través del uso de esta plataforma, por medio de herramientas que controlan y auditan cada acceso.

El manejo de la información suministrada por terceros es restringido, según los roles y responsabilidades asignadas al interior de la administración.

  1. Deberes del Encargado del Tratamiento

Cuando se actúe en calidad de Encargado, asume las siguientes obligaciones:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; esto es que permita al titular conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre él en las bases de INTUI GROUP.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos del procedimiento establecido en la presente política.;
  6. Adoptar, adicional a la presente política, los procedimientos necesarios para garantizar la debida protección de datos personales.
  7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.;
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella, es decir: al titular, su causahabientes, representantes o apoderados, a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y a los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. Limitaciones temporales al Tratamiento de los datos personales:

En cumplimiento del principio de finalidad, necesidad y proporcionalidad, sólo se podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron su Tratamiento, atendiendo los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales, salvo que se requiera su conservación para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

  1. Aviso de Privacidad:

Cuando no sea posible poner a disposición de los titulares la presente Política, se contará con un Aviso de privacidad, mediante el cual se informará a los titulares: a. Los datos de contacto del Responsable. b. La finalidad del tratamiento de los datos personales. c. Los derechos que le asisten al titular. d. La manera de acceder a la Política de Tratamiento.

  1. Procedimiento para que el titular ejerza sus derechos:

A través de INTUI GROUP se ha dispuesto el siguiente procedimiento para hacer valer los derechos del titular del dato:

  1. Forma de presentación:

Las solicitudes deberán ser presentadas al correo electrónico contacto@intui.co, mediante documento adjunto, debidamente firmado, dirigido a la Gerencia INTUI GROUP, en el cual se indique:

  • Nombre e identificación.
  • Motivo(s) / hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
  • Dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta.
  • Soportes o medios de prueba, si lo considera necesario.
  • En caso de ser presentada por un tercero facultado o causahabiente deberá acompañar a su escrito el soporte de la calidad en la cual actúa o la autorización otorgada por el titular.
  • El solicitante deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.
  1. Consultas: Los Titulares, sus causahabientes los terceros autorizados, podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de INTUI GROUP.

Una vez recibida la solicitud al correo electrónico dispuesto en el literal anterior, junto con los soportes requeridos, se dará respuesta escrita máxime dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando por circunstancias objetivas INTUI GROUP determine que no es posible atender la consulta dentro de dicho término, informará al interesado, mediante escrito enviado a la dirección suministrada para recibir respuesta, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Reclamos: Cuando se considere que la información contenida en una base de datos tratada por INTUI GROUP debe ser objeto de corrección, rectificación, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de sus deberes como Responsable, los Titulares, sus causahabientes, o terceros autorizados, podrán presentar un reclamo que, además de cumplir la formalidad expuesta en el literal a) del presente artículo, se regirá por las siguientes reglas:
    1. Reclamo incompleto: Si el reclamo resulta incompleto, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo INTUI GROUP requerirá al interesado, mediante escrito enviado a la dirección suministrada para recibir respuesta, que subsane las fallas, indicando de manera precisa y detallada el motivo del requerimiento y la documentación o información que resulta necesaria para subsanada. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento realizado por INTUI GROUP, el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, y se remitirá una respuesta indicando tal circunstancia.
    2. En caso de que INTUI GROUP no sea competente para resolver la reclamación presentada, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
    3. Reclamo completo: INTUI GROUP incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles desde la fecha de presentación. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
    4. Se dará respuesta a la reclamación presentada, una vez esta se encuentre completa, dentro de los quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
    5. Cuando por circunstancias objetivas INTUI GROUP determine que no es posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, mediante escrito enviado a la dirección suministrada para recibir respuesta, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  2. Una vez agotado el procedimiento atrás descrito, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
  1. Área encargada:

El área responsable de la atención de PQRS ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, será:

Gerencia INTUI GROUP – Servicio al Cliente

Nombre: Mónica Marulanda Rendón

Mail: contacto@intui.co

  1. Vigencia:

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